Thuiswerken: Videovergaderingen veilig voeren

Op het moment van schrijven, wordt een derde van de wereldbevolking aanbevolen thuis te blijven om de verspreiding van COVID-19, of het coronavirus, te beperken. Deze internationale lockdown heeft ertoe geleid dat vele mensen nu opeens thuiswerken in plaats van op kantoor. Voor veel van hen zal dit de eerste keer zijn. Door deze plotselinge groei in het aantal werknemers, studenten, leerkrachten en andere professionals die nu vanuit huis werken, is de vraag naar videovergaderingen, online samenwerkingstools en chatdiensten ook gestegen.

Op 11 maart rapporteerde Kentik (een Amerikaanse netwerkoperator) een 200% groei in videoverkeer tijdens kantoortijden in Noord-Amerika en Azië. Vorige week deelde de Britse premier Boris Johnson een foto van zichzelf terwijl hij via Zoom een kabinetsvergadering leidde – en liet daarmee zien dat ook de overheid zich aan de ‘social distancing’-maatregel houdt.

Dit bleek een verstandige keuze, want enkele dagen na het delen van deze foto werd Johnson positief getest op het coronavirus. Echter, roept het gebruik van een dergelijke vergadertool op zo’n overheidsniveau wel vragen op omtrent security. Het Britse National Cyber Security Centre bevestigde dat er geen securityreden was waarom gesprekken onder een bepaalde classificatie niet op deze manier zouden kunnen plaatsvinden.

Als het voor Britse kabinetsvergaderingen toegestaan is om vergaderingen online te voeren een gratis vergaderingstool, dan is het logisch dat bedrijven deze tool ook vol vertrouwen gebruiken om contact te onderhouden nu hun werknemers thuis werken. Dit is echter geen excuus om je niet over de ingebouwde beveiliging van de tool te buigen en te leren hoe je veilig videovergaderingen kunt voeren met de beschikbare functies.

Hieronder lees je met welke overwegingen je rekening moet houden.

Werkomgeving

Check of je werkomgeving niet per ongeluk gevoelige informatie prijsgeeft tijdens een videogesprek. Een whiteboard op de muur achter je kan bijvoorbeeld nog restanten van een vorige meeting bevatten. Zorg er dus voor dat alle vertrouwelijke en gevoelige informatie niet in beeld is.

Waarschijnlijk heb jij ook gelachen toen een correspondent van de BBC News tijdens zijn livestream werd overvallen door de aanwezigheid van zijn kinderen. Toch doe je er verstandig aan om eraan te denken dat dergelijke onderbrekingen gevolgen kunnen hebben voor je meetings. Zorg er daarom voor dat je onverstoord je vergaderingen kunt voeren en je kunt richten op de te bespreken onderwerpen.

Toegangscontrole

De meeste videovergaderingstools bieden de mogelijkheid om groepen te creëren of de toegang te beperken voor het internetdomein en in plaats daarvan alleen gebruikers met een bedrijfse-mailadres toegang te verlenen. Een andere optie is alleen deelnemers toe te laten door hen zelf een e-mailuitnodiging te sturen bij het plannen van de call.

Het is ook een optie om een wachtwoord aan te maken bij het inplannen van de meeting. Het automatisch gegenereerde wachtwoord kun je met de genodigden delen om toegang te verkrijgen tot de call. Een cijferwachtwoord kan bijvoorbeeld gebruikt worden om gebruikers te authentiseren die via hun telefoon toegang wensen. Kijk ervoor uit dat dit wachtwoord niet in de deelbare link naar de vergadering staat.

Een andere mogelijkheid is deelnemers te laten wachten in een “wachtruimte” zodat je iedere gebruiker kunt goedkeuren voordat zij deel kunnen nemen aan de meeting. Voor grotere groepen kun je meerdere vertrouwde deelnemers ook de rol van organisator of moderator toekennen.

Communicatie en het delen van bestanden

Eis versleuteld verkeer. Ga er niet vanuit dat systemen deze optie standaard aan hebben staan voor videoverkeer. Sommige diensten versleutelen chatcommunicatie standaard, maar videocommunicatie niet, tenzij hierom wordt gevraagd.

Als endpoint-clientsoftware van derden is toegestaan, zorg er dan voor dat deze wel voldoet aan de voorwaarden voor end-to-end encryptie.

Als het nodig is om bestanden te kunnen delen, overweeg dan beperkingen in te stellen voor het soort bestanden dat gestuurd kunnen worden. Sta bijvoorbeeld uitvoerbare bestanden (denk aan .exe-bestanden) niet toe.

Het beheren van oplettendheid

Het is makkelijk om afgeleid te raken tijdens videovergaderingen: notificaties van e-mails en chats trekken al snel de aandacht weg van het gesprek. De voorzitter, afhankelijk van het platform, kan mogelijk instellen dat notificaties niet zijn toegestaan wanneer de vergaderingstool het primaire (actieve) scherm is. Als je docent bent, kan deze optie heel nuttig zijn als je de volledige aandacht van je leerlingen wilt hebben.

Monitor wie deelneemt aan de call door vooraf een registratieproces in te stellen achteraf de deelnemerslijst van de vergadering te downloaden. Hierin wordt vaak ook de verbonden tijd getoond en geeft daardoor een indicatie of de gebruiker tijdens de hele call  oplettend was.

Schermen delen

Beperk de mogelijkheid om schermen te delen: laat alleen de voorzitter, of iemand aangewezen door de voorzitter, dit doen. Dit voorkomt dat andere gebruikers per ongeluk informatie of content delen.

Deel altijd alleen het nodige scherm en niet je hele bureaublad. Zelfs een icoon of bestand op je bureaublad kan gevoelige bedrijfsinformatie prijsgeven.

Een gewaarschuwd mens telt voor twee

Neem de tijd om alle instellingen van de videovergaderingstool door te nemen. Bovengenoemde overwegingen laten zien dat er veel instellingen beschikbaar zijn. Het vinden van de juiste configuratie daarvan voor jouw omgeving is een belangrijke taak. Zo kun je ervoor zorgen dat bedrijfscommunicatie veilig blijft.

Check tot slot het privacybeleid van de dienst die je gebruikt. Het motto “als het gratis is, ben jij waarschijnlijk het product” zou genoeg aanleiding moeten zijn om na te gaan of het bedrijf jouw data verzamelt, verkoopt of deelt in ruil voor gratis gebruik van zijn dienst.

Door hier wat tijd en moeite in te steken terwijl je de komende tijd binnen zit, zorg je er op meerdere manieren voor dat je thuis veilig je werk kunt blijven doen.